У Вас ограниченное количество городских номеров и их не хватает для того, чтобы присвоить каждому сотруднику по номеру. Организация не всегда может себе позволить расходы на неограниченное число прямых телефонных номеров. АТС обладают такими дополнительными функциями, без которых происходят потери потенциальных клиентов (нет возможности сразу перевести клиента на нужного специалиста, просите перезвонить); вовремя не договорились о встрече и потеряли заказ (т.к. звоните с одного городского номера, прикрепленного за Вашим телефонным аппаратом); сотрудники отвлекаются на то, чтобы позвать к телефону нужного абонента, происходит потеря времени, не говоря уже о мобильности внутри офиса и тем более на территории (преимущества микросотовой системы), и т.д.

Определить количество внешних (городских) номеров и предполагаемое количество внутренних абонентов. Это соотношение, как правило, 1:3...1:8 (внешних линий к внутренним) для избежания загруженности. Для торговых, банковских предприятий, предприятий сферы услуг процент соотношения внешних линий к внутренним выше, чем на производстве. Это объясняется тем, что на производственных предприятиях основная нагрузка ложится на внутренние переговоры, а часть абонентов может не иметь возможности пользоваться внешними линиями.

Внутреннее количество номеров АТС соответствует, как правило, количеству рабочих мест Вашего предприятия, кроме того, необходимо предусмотреть внутренние номера под факсы и модемы. Наличие мини-АТС практически не влияет на качество и скорость факсимильной связи, зато секретарь (и любой сотрудник) может переадресовать пришедший вызов на факс, находящийся в режиме автоматического приема. Скорость модема может быть ограничена примерно на уровне 33600, но для работы с почтой и "клиент-банком" этого вполне достаточно. Если же коммутируемым доступом в Интернет пользуются интенсивно, то, возможно, под модем стоит предусмотреть отдельную городскую линию, не заводя ее на мини-АТС.

Также можно установить дополнительные телефонные аппараты на складе, в местах курения, холлах и прочих служебных помещениях, программно запретив выход в город с этих линий. Это позволит, кроме всего прочего, любому сотруднику при установленной интегрированной системе громкого оповещения (аудиопейджинга, ГГС) принять адресованный ему вызов в любом месте, где бы он ни находился.

Необходимо, при расчете количества номеров, учесть возможное расширение сети внутренних абонентов и увеличение внешних линий. Телефонные станции обычно имеют модульную конструкцию. Дополнительные модули дают возможность увеличить число внешних или внутренних линий, а также получить дополнительные функции, которых не было в первоначальной конфигурации станции. Из этого следует, что имеет смысл пойти на небольшие дополнительные затраты и строить Вашу систему связи станции, которая может быть наращена до емкости несколько большей, чем это нужно Вам сейчас. Замена станции потом обойдется существенно дороже.

Наконец, просто нужен небольшой запас по емкости. Несколько внутренних номеров в резерве должны быть предусмотрены...